ビジネスメールを送る際、誰もが一度は気になることがあります。それはCC（カーボンコピー）を利用した際の宛名の記載方法です。
実際にメールを作成する際には、CCで追加される受信者の名前も本文中に明記することが望ましいです。これにより、CCを受けた人も自身が情報共有の対象であることを認識しやすくなります。
最近の生活習慣の変化により、ビジネスメールの使用頻度が増加している人々も多いでしょう。個人的にも、業務開始時、昼休み直後、そして夕方の最低3回はメールをチェックする時間を設けています。
しかし、それでもメールの量が多いために見落としやすく、時にはそれが原因でトラブルに発展しかねない状況にもなります。このようなリスクを感じつつも、適切な対策を講じることが重要です。
今回は、CCとBCC（ブラインドカーボンコピー）の使い分け方と、それぞれの宛名の記載方法について詳しく解説します。是非、日々の業務に役立ててください。
メール本文の宛名にCCの人は入れるべき？
メール本文の宛名では、CCの相手も含めるべきです。
CC（カーボンコピー）の利用目的は、その案件の関係者であることを示すためです。メールのやり取りが直接の対話とは異なり、CCされた人々もその内容を理解しておく必要があります。
宛名に名前を記載することで、メールが関係者の目に止まりやすくなり、情報の見落としを防ぐことができます。さらに、送付相手の名前を明記することで、案件に関わる担当者が誰であるかを明確に伝えることが可能です。
具体的な宛名の記載例は以下の通りです。
宛名の記載例
会社名 ※部 ※※様(TOの宛名)
CC：※※様、※※様、弊社※※
いつもお世話になっております。
株式会社※※ ※※部の※※です。
この場合、CCの相手の役職が、TOに設定した方より高いとしても、TOに設定した方の名前を先に書きましょう。
この時、TOに並列で記載する場合は、役職の高い方を先に記載します。
CCに自社に所属する方を設定するのであれば、敬称は省略します。
メンバーが増えると宛名に全員の名前を記載することすら、やや面倒に感じてしまいますがメンバーが多いほど見落としが発生します。
ルールを守り、CCのメンバーがメールを見落とすことなく、共有が出来ると案件自体もスムーズに進めることができるでしょう。
メールの返信時にTo や CCに人を追加する場合はメール文面に宛名を記載するのが吉（例 CC 〇〇様）🐭
本文に何も書かずに宛先に追加すると、やり取り相手は宛先が増えたことに気づかずに文章を書いてしまう可能性あり
うっかり機密事項などを書くことを防ぐために、宛先の追加は明示しましょう🐭
— みうら@博士の生活講座 (@hakase_seikatsu) October 27, 2024
TO、CC、BCCの違いとは？
メールの宛名欄には「TO」「CC」「BCC」の3種類が存在します。これらの違いを理解し、適切に使い分けることがメールのマナーや効果的なコミュニケーションにつながります。
- 「TO」は主たる受信者を指し、直接メールの内容に対応する必要がある人物です。
- 「CC」は情報の共有を目的とし、メールの内容を知っておくべき関係者に送信されます。
- 「BCC」は他の受信者には表示されない形で、秘密裏に情報を共有したいときに使用します。
これらのルールを理解し適切に活用することで、ビジネスメールにおけるスムーズなコミュニケーションが可能になります。
主たる相手用：TO
TOは基本の宛先欄です。主たる相手がこの欄に該当します。ここにアドレスが無いと、メールを送付する主たる相手が誰なのか判別することができないため、受け取り側が当事者意識を持ちにくくなってしまいます。
主たる相手が複数いるときには、メールを一斉送信する際に互いに面識がある人たちであることを前提とした場合のみ、TOに複数名のアドレスを使うことができます。
共有用：CC
CCはカーボンコピーの略です。この欄に名前を入れた相手にも、TOの宛先と同内容のメールが同じタイミングで送付されます。
CCに入力したアドレスは、メールの送信相手にも表示されるため、送り主と受け取り側の双方がこのメール案件を誰と共有しているかを明確に把握できます。
CCに入れる対象は、送り主または受け取り側の関係者であることがマナーとされています。全く面識のない他者をここに記載することは、マナー違反となります。
自社メンバー内の共有のためにCCを使う事例
例えば、案件に自社のメンバーが関与していることを相手に伝える場合、CC欄を使用すると便利です。この際、取引先はTOに、自社メンバーはCCに入れます。これにより、メールを送信した際に自社メンバーに情報を共有すると同時に、取引先に対して案件に関わる自社のメンバーが誰であるかを伝えることができます。
また、取引先が返信する際に「全員に返信」を選択していれば、そのままメールの内容を共有することができます。
したがって、CCに含まれるメンバーには返信義務はありませんが、内容の確認義務は必要とされます。
ナイショで共有する：BCC
CCと同じように、BCC欄にメールアドレスを入れた場合、TOで指定された宛先にも同じ内容が送られます。しかし、BCCに入れたアドレスは、他の送信先には表示されません。
この機能は、受取人に知らせずにメールを内部共有したい場合に便利です。
例えば、顧客への謝罪メールを管理者に報告する際や、特定の情報を選択的に共有したい場合に使用します。
具体的には、お客様への謝罪メールを送る際に、TOにはお客様のアドレスを、BCCには上司のアドレスを指定します。この方法で、お客様には露見することなく、上司には同じメールが届く形になります。
BCCでメールを受け取った人は、返信する際に注意が必要です。誤って全員に返信しないよう、BCCに入っていることを意識する必要があります。
基本的に、BCCで受け取ったメールには確認のみを行い、返信は避けるべきです。
ある所属団体の代表が宛先の全学生のアドレスが丸見えの状態でメールを送ってくるので非常に危なっかしい BCC知らんのかな?
— piyo (@everynet_piyo) July 31, 2023
メールでCCを使いたいときの注意点
便利なCC機能ですが、あまりにも頻繁に使うことで、思わぬトラブルが発生することもあります。ここでは、私が経験した具体例を交えて、CCを使用する際の注意点についてお話します。
CCに余計なアドレスが入っていないか?
私が会社で働いていた時、突然個人的な内容のメールが送られてきたことがありました。その送信元の先輩は、私とはほとんど関わりがなく、普段から会話もほぼしていませんでした。しかし、メールの内容は非常に個人的なもので、交際相手の紹介など少々きわどい文言も含まれていました。
何かおかしいと感じて、メールを詳しく調べてみると、CCに担当部の全社員向けメールアドレスが書かれていました。恐らく、社内の別の人に個人的なメールを送る際に、元のメールのCCに入っていた部内向けメールアドレスを消し忘れてしまったのでしょう。
当時、表面上は何の処罰もありませんでしたが、裏ではかなりの叱責があったのではないかと推測しています。
まとめ
いかがでしたか？今回はCCとBCCの使い方と宛名の記載方法をご紹介しました。
普段は見様見真似で使用していたものの、そこまで意識していなかったという方もいるでしょう。また、数年前と現在ではBCCの使用ルールが変わってきています。
BCCは一斉送信メールなどに多く用いられていましたが、BCCに入れたつもりがCCに入れてしまい、全く関係のないメンバーへメールアドレスを全て開示して送ってしまうトラブルなどが発生していました。
そのため現在は個人情報取扱いの観点から、BCCでの一斉送信を行わないというルールを設けている企業も増えています。
一般的な使用ルールと自社のルールを踏まえて判断していただければよいかと思います。迷ったときは上司に確認してみましょう。
オンラインでのやりとりが日常化した今、目の前に相手がいないからこそ、対面の時よりも送る側への思いやりを込めてメールのやりとりをしましょう。
