誰もが一度は直面する「都合が悪い」という状況の伝え方。特に、上司やビジネスパートナーといった重要な相手に対しては、どのように表現するべきかを思案することは珍しくありません。
本稿では、相手に不快感を与えずに「都合が悪い」と伝えるための適切な言葉使いや、様々な状況で使える表現をご紹介します。
ビジネスシチュエーションに適した実用的な例文も掲載しておりますので、是非とも活用してみてください。
「都合が悪い」とは何かということ
「都合が悪い」とは、予定や事情が合わないために、特定のことを実施することが困難である状態を指す表現です。主に、相手からの申し出や要請に対して応じられない時に用いられる言葉です。
「都合が悪い」というフレーズ自体には特別な敬語が含まれていないため、使用する際には礼儀正しい表現に気を付ける必要があります。
時間的な理由：すでに別の予定がある場合や、時間的な余裕がないなど、時間に関係する理由で合わない場合。
その他の理由：健康状態に問題がある場合や、他に用事がある、移動が困難であるといった時間以外の理由がある場合。
「スケジュールが合わない」という表現の丁重な使い方
「スケジュールが合わない」という表現はストレートな表現ですが、表現を工夫することで相手への敬意を示すことが可能になります。
上司や目上の方にはこの表現を丁寧に言い換えることが求められますし、親しい間柄や部下に対しても、いつでも相手の立場や状況を考慮した配慮深い言葉選びが望まれます。
きちんとした言葉選びはビジネスはもちろん、日々の生活の場面でも役立つものです。
目上の方や上司に向けた表現の例
- 残念ながら、今回はご要望に応じかねます
- 誠に申し訳ありませんが、現在のところ難しい状況にあります
- この度は私の都合が付きませんので、大変恐れ入ります
親しい間柄や部下への表現の例
- 今回はちょっと難しいんだよね
- 今度はちょっと厳しいかもしれないね
- スケジュールの都合がつかなそうだね
何かを提案された際に「スケジュールが合わない」と告げる必要に迫られた時、どのように伝えればより礼儀正しくなるかを考慮することは非常に大切です。特にビジネスコミュニケーションにおいては、丁寧な言葉づかいをする上で、なぜ合わないのかという理由も併せて伝えることが、相手への配慮として非常に重要になります。
アメリカでのビジネスで学んだ正しい断り方5つのステップ
1. オファーに対して感謝する
2. 素晴らしい内容だと感想を伝える
3. 慎重に検討したことを説明
4. 受けられない理由 (スケジュール, 現状, 利益相反 etc.) を明記
5. 相手の成功を確信&願っていることを伝えて締める日本以上に建前社会です
— Brandon K. Hill | CEO of btrax 🇺🇸x🇯🇵/2 (@BrandonKHill) July 19, 2023
「都合がつかない」を丁寧に伝えるための言い換え・例文8選
日々のコミュニケーションにおいて、「都合がつかない」という表現を穏やかに伝えることは、相手への礼節を尊重するために大切です。特に、相手との関係性や状況に応じて、柔らかな表現や敬語を用いることが求められます。
以下、丁寧な表現の例をご紹介します。
- 残念ながらその時間帯は別の予定が入っており、お伺いすることができません。
- 申し訳ありませんが、その日は他の予定が既にあり、難しいと存じます。
- 非常に申し訳ございませんが、別の業務が重なっているため、ご希望に添えかねます。
- 誠に恐縮ですが、その日には先約がありまして、参加が叶いません。
- 個人的な理由で、あいにく都合が付きかねますので、参加を控えさせていただけないでしょうか。
- 予定外の事態が発生し、心苦しいのですが、今回の参加は不可能です。
- 大変申し訳ないのですが、その日は会社の用事があり、どうしても参加できない状況です。
- 誠に残念ですが、健康を害してしまい、今回のお誘いを辞退させていただきます。
例文の使い方のコツ
相手を尊重し、不快感を与えないために、次の3つのポイントが重要です。
「断ること」は自分にとっても相手にとっても大切なことです。その際、より重要なのが断り方、いわゆる「断り文句」です。声をかけてくれたことに対しての感謝の念を示したいものです。まずは「ありがとう」を。「ありがとう」は最適なクッションワードですね。
— 吉田幸弘@９月10日に18冊目の新刊『結局、否定しない人ほどうまくいく』を上梓 (@arrows77) July 17, 2023
失礼のない断り方のポイント
断る際は、相手を尊重し、礼儀を保つためにも、理由の提示、代替の提案、そして謝罪の言葉を適切に組み合わせることが重要です。以下にそのコツをご紹介します。
具体的な理由の伝達
断る理由は、具体的かつ簡潔に伝えることが肝心です。相手に丁寧な姿勢を示すことができます。
- 申し訳ございませんが、その日は既に他の用事がございまして
- 大変心苦しいのですが、当日は先約があるため難しい状況です
- この度はお誘いいただきましたが、現在業務が非常に多忙でご協力できず、心からお詫び申し上げます
【所用】とは何か？
「所用」という言葉は、具体的な用事を特定せずに、「何か用事がある」と相手に伝える際に用いられます。個人的な事情であったり、詳細を話す必要がない場面で便利な表現です。「所用」は、ビジネスシーンだけでなく、私生活においても活用できる表現として知られています。
代替案の提示
断る状況であっても、代替の日程や方法を提案することによって、柔軟な対応を見せることができます。
- もしよろしければ日程の再調整をお願いできないでしょうか。
- 今回のご提案は受けかねる状況ですが、また後日、新たな日にお話し合いできればと思います。
適切な謝罪の言葉を交えることにより、相手に対する礼儀正しく誠実な印象を与えることができます。例えば以下のような言い回しになります。
- 「大変お手数をおかけしますが」
- 「このたびは、ご期待に添うことができず誠に恐れ入ります」
- 「ご希望の〇〇に応えることができず、心からお詫び申し上げます」
さらに、以下のように状況を、謝罪と提案を含む丁寧なメッセージとしてまとめることが可能です。
「この度はお誘いを賜りまして心より感謝申し上げます。 しかしながら、恐れながらその日は[具体的な理由]のため、お会いすることができません。 もし可能でありましたら、[別の提案]に変更していただければと思います。 大変ご迷惑をお掛けしまして、申し訳ございません。」
また、「次回にぜひお会いできますように」とか、「他の日に日程を調整させていただければ」といった前向きなフォローを加えることで、より良い印象を与えることができます。
まとめ
「都合がつかない」と伝えるときは、断りの言葉だけで終わらせず、相手への思いやりを示しながら、丁寧な言葉遣いや敬語を積極的に使うことが大切です。
実際に使える例文や言い換え表現を参考にしながら、心のこもった言葉遣いを身に付け、コミュニケーション能力を高めましょう。
